DİJİTAL ARŞİV SİSTEMİ
Kurum’un arşiv belgeleri fiziksel ortamdan elektronik ortama aktarılarak, anahtar kelimelerle indekslenir. Türlerine ve tarihlerine göre tasniflenir, klasör ve arşiv kutuları barkodlanır.
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
Arşiv depolama alanlarının büyümesi önlenir. Gelecekte arşive tahsis edilecek olan alanlar diğer faaliyetler için kullanılır. Dijital arşiv altyapısı olan kurumlar, kamuoyunun farklı taleplerine daha hızlı cevap verebilir hale gelir. Bilgi ve belgeler elektronik ortama aktarılarak tek bir merkezde hemen ulaşılabilir olur.
İHTİYAÇLARINIZA CEVAP
Arşiv belgelerine kolay erişimle hizmet kalitesini artırır. Dijital Arşiv Yazılımı ile birimler arasındaki doküman akışı düzene girmekte, basılı dokümanlardaki bilgi elektronik ortama aktarılarak her birimde ya da tek bir merkezde hemen ulaşılabilir olmaktadır. Böylece, evraklara ulaşmak için boş yere zaman kaybı önlenir.
DÜŞÜK MALİYET
Dijital arşiv ve doküman yönetim sistemi ile arşiv maliyeti azalır. Fotokopi, faks ve kurye masrafları azalır. Paydaşlar, hizmet aldıkları kurumun, hızlı olmasını talep etmektedir. Elektronik ortamda dijital arşiv ile yönetim altyapısı olmayan kurumların, değişen kamuoyu taleplerine uyum sağlaması ve zamanında cevap vermesine imkan yoktur.
